Havaintoaineiston tallennus ja ylläpito Lajitietokeskuksen Aineistopankissa

Aineistopankki on Lajitietokeskuksen palvelu, johon voi tallentaa organisaatioiden havaintoaineistoja ("luontohavaintoja"), niin että ne tulevat Lajitietokeskuksen palvelujen kautta käytettäväksi. Aineistopankkia voivat käyttää erilaiset organisaatiot, kuten kunnat, tutkimusryhmät, yhdistykset ja työryhmät. Tämä on erotuksena Vihko-havaintopalvelusta, joka on tarkoitettu henkilökohtaisten havaintojen tallentamiseen.

Tämä ohje kertoo miten havaintoaineistoja voidaan tallentaa ja ylläpitää Aineistopankissa. Jos haluat tallentaa uuden havaintoaineiston Aineistopankkiin, tutustu ensin ohjeisiin aineistojen liittämiseksi.

Aineiston kuvailutiedot (metatiedot)

Kaikki Lajitietokeskuksessa olevat havainnot liittyvät aina johonkin aineistoon (eli kokoelmaan). Aineiston kuvailutiedoissa (eli metatiedoissa) määritellään koko aineistoa koskevia tietoja, kuten aineiston nimi ja sanallinen kuvaus, aineiston laatuun liittyviä tekijöitä, käyttöoikeuslisenssi, vastuuhenkilöt ja mahdolliset rajoitukset tiedon näkyvyyteen.

Metatiedot täytetään yhdessä Lajitietokeskuksen kanssa kun uusi havaintoaineisto luodaan.

Aineiston tallennus

Havaintoaineisto tallennetaan Aineistopankkiin taulukkotiedostomuodossa, joka on samanlainen kuin kaikille avoimen Vihko-palvelun tiedostomuoto. Tiedosto voi olla Excel-, OpenOffice tai CV-tiedosto. Ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot ja muilla riveillä havainnot.

Yleensä havaintotietoja täytyy jonkin verran muokata, jotta ne sopivat Aineistopankin tallennusmuotoon. Tästä lisää em. ohjeessa. Apua voi myös pyytää osoitteesta helpdesk(ät)laji.fi.

Tuki paikkatietomuodoille (esim. shapefilet), on vielä suunnitteluasteella. Aluemuotoisia havaintopaikkoja voidaan tallentaa myös taulukkotiedoston avulla.

Havaintojen tunnisteet muualla ylläpidettäville havainnoille

Mikäli aineiston ylläpitoa jatketaan jossakin muussa tietojärjestelmässä (esim. organisaation omassa paikkatietojärjestelmässä), täytyy jokaisella havainnoilla (eli taulukon rivillä) olla pysyvä yksilöllinen tunniste.

Tunniste kirjataan taulukkotiedoston sarakkeeseen, jonka otsikko on "ID".

Käyttöoikeudet

Kuhuknin aineistopankin aineistoon myönnetään käyttöoikeudet erikseen. Käyttöoikeuksia on kaksi tasoa:

Hyväksytty käyttäjä voi

  • tallentaa aineistoon uusia havaintoja
  • tallentaa uuden version havainnoista (vain sekundääridatalle)

Ylläpitäjä voi

  • tallentaa aineistoon uusia havaintoja
  • tallentaa uuden version havainnoista (vain sekundääridatalle)
  • näkee kaikki aineiston havainnot
  • muokata kaikkia aineiston havaintoja (vain primääridatalle)
  • myöntää ja poistaa käyttöoikeuksia muilta
  • saada luettelon muista käyttäjistä

Aineiston ylläpito

Aineistoa voi ylläpitää (muokata, korjata tai täydentää) kahdella eri tavalla, riippuen missä ylläpitoa tehdään, eli onko Aineistopankissa primääri- vai sekundääridataa. Tästä sovitaan siinä vaiheessa kun uusi aineisto liitetään Aineistopankkiin.

Ylläpito Aineistopankissa (primääridata Aineistopankissa)

Jos aineistoa ylläpidetään Aineistopankissa, kaikki muutokset tehdään sen selainkäyttöliittymän avulla. Tämä toimii samalla tavalla kuin Vihko-havaintopalvelun retkilomake.

Muokkaus muussa järjestelmässä (sekundääridata Aineistopankissa)

Jos aineistoa ylläpidetään muussa järjestelmässä, kaikki muutokset havaintoihin tehdään päivittämällä niitä primäärijärjestelmässä ja kopioimalla päivitetyt tiedot uudelleen sieltä Lajitietokeskukseen taulukkotiedostoa käyttäen. Päivitys voi sisältää kaikki havainnot uudelleen, tai ainoastaan muuttuneet havainnot.

Uudet havainnot tuodaan uusina havaintoriveinä

Muutetut havainnot tuodaan muutettuina havaintoriveinä. Uusi rivi korvaa vanhan kokonaan, joten sen tulee sisältää kaikki havainnon tietokentät, ei vain muuttuneita kenttiä. Muutos kohdistetaan oikeaan havaintoon ID-sarakkeessa olevan tunnisteen avulla. Ks. tunnisteista tarkemmin ylempää.

Poistettavat havainnot tuodaan riveinä, joissa on havainnon tunniste ID-sarakkeessa. Lisää tarvitaan sarake "Poista", jossa on arvona "Kyllä" niille riveille, jotka poistetaan.

(TARKEMPI OHJE TULOSSA)