Datapolicy för Finlands Artdatacenter

1. Datapolicyns syfte

Finlands Artdatacenter sammanställer digitala datamaterial om Finlands arter i en databank. Uppgifter i Artdatacentrets databank som inte är klassificerade som känsliga[1] eller helt eller delvis hemligstämplade på någon annan gru[2] är öppna offentliga data. Rätten att läsa och använda känsliga data i databanken som hemligstämplats på ovan nämnda grunder är alltid underkastad kontroll och överenskommen separat med ägaren av dessa data. Rätten att använda öppna data baserar sig på användarlicenser, som kan avvika från varandra beroende på datamaterialet och som fastställs i ett avtal om överlåtelse.

Den här datapolicyn ger riktlinjer för principerna för insamling, underhåll och användning av alla digitala datamaterial som administreras av Finlands Artdatacenter.

Finlands Artdatacenter är ett virtuellt centrum som förvaltas av Naturhistoriska centralmuseet Luomus. Den här datapolicyn har som mål att vara okontroversiell i förhållande till datapolicyn för Luomus digitala material, med vilken Luomus styr utförandet av sina lagstadgade uppgifter. I motstridiga situationer ska Artdatacentrets policy följas.

Datapolicyn är ett bindande regelverk för datahanteringen vid Finlands Artdatacenter. De gäller alla material på Finlands Artdatacenter och alla personer som arbetar med materialen, är anställda på Luomus eller står i andra avtalsförhållanden till Luomus. Dessutom ska alla personer som har tillgång till Artdatacentrets datahantering via användarrättigheter som beviljats dem förbinda sig att följa den här datapolicyn.

Finlands Artdatacenter byggs under 2015–2017 upp till ett delprojekt inom projektet Envibase[3], som koordineras av Luomus och administreras av Finlands miljöcentral. Datapolicyn uppdateras senast i början av 2018 till den del som förvaltningsstrukturerna och -ansvaren i Artdatacentrets kommande organisation, som bekräftas under projektets gång, eventuellt kräver.

2. Definitioner av de termer som används i datapolicyn

I denna datapolicy används följande termer i följande betydelser:

Material (eller data) betyder en helhet som bildas av individuella poster och som är lagrad i digital form. Materialet kan innehålla poster från några få till miljoner och dessa kan bestå av texter, siffror, bilder, ljud eller därmed jämförbara data samt av beskrivande data i samband med dem.

Informationssystem (eller datasystem) betyder ett system som baserar sig på en eller flera elektroniska databaser och i vilken man genom att behandla informationen eller data betjänar någon viss verksamhet. Informationssystemet bildas av data och reglerna för behandlingen av dem, behandlingens person- och anläggningsresurser samt av dataöverföringsapparater och instruktioner. Ett informationssystem kan också innehålla data från andra informationssystem.

Artdatacentrets informationssystem är ett informationssystem för vars underhåll ICT-teamet (informations- och kommunikationsteknikteamet) vid Luomus bär ansvaret. Systemet kan vara programmerat antingen av ICT-teamet eller av någon annan som hör eller har hört till Luomus personal. Det kan också vara köpt eller donerat till Luomus av en utomstående aktör.

Metadata betyder information som beskriver materialet, såsom redogörelser för materialets konsistens, uppkomstsätt och -tidpunkt samt för insamlaren osv.

Primärmaterial (primärexemplar) är materialets ursprungliga version, som kan uppdateras. Den här versionen har metadata och en ägare.

Sekundärmaterial (sekundärexemplar) är en hel eller delvis kopia av primärexemplaret som inte uppdateras.

Materialens uppkomst beskriver sättet eller metoden med vilken materialen ackumuleras i systemen och i de processer som ansluter sig till det.

Uppdatering av materialen betyder att den ursprungliga informationen ändras i primärmaterialet, alltså ersätts med ny eller korrigerad information, antingen helt eller delvis.

Underhåll av materialen innebär att man ser till att informationen är aktuell och klar att användas. I fråga om primärmaterialet ser man till att den uppdaterade informationen omedelbart syns i lagringssystemet. Ifråga om sekundärinformationen ser man till att den uppdaterade informationen har ersatt den gamla i den nya kopian.

Materialtyp omfattar material som vanligen uppkommer som resultat av en process och för vilka beskrivande metadata av en egen typ skapas. Med hjälp av begreppet kan man precisera principer: materialtypen omfattar material som lyder under samma principer.

Ett materials öppenhet innebär att de delar av materialet som inte är hemliga kan användas av vem som helst för vilket ändamål som helst, bara man följer principerna för  användarrättigheten till materialet, såsom att hänvisa till källan i enlighet med god vetenskaplig sed. Öppenheten kan begränsas med användarlicenser eller med sekretesskriterier (se punkt 6.3).

3. Lagar, bestämmelser och riktlinjer som styr datapolicyn

Datapolicyn för Finlands Artdatacenter styrs av samma lagar och skyldigheter som Luomus.

I sin datapolicy följer Artdatacentret de riktlinjer, strategier och program som avtalats om på nationell nivå och på EU-nivå samt internationellt och som gäller öppen tillgång till digitala material, särskilt statsrådets riktlinje om att öka öppenheten ifråga om datamaterial.

Universitetslagen och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (den s.k. offentlighetslagen) fastställer offentligheten i Luomus verksamhet, vilket också direkt påverkar Artdatacentrets datapolicy. Luomus och därmed också Artdatacentrets datapolicy är i linje med datapolicyn vid Helsingfors universitet, Luomus moderorganisation.

Andra regler som påverkar Artdatacentrets datapolicy är följande lagar och förordningar som gäller elektronisk kommunikation och administration och är förknippade med uppkomst, användning, spridning, utnyttjande och bevarande av digitalt material: naturvårdslagstiftningen, förvaltningslagen, lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (den s.k. informationshanteringslagen), personuppgiftslagen, lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet, lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer, arkivlagen, lagen om deponering och förvaring av kulturmaterial och författningarna om upphovsrätt.

I Finlands Artdatacenters datapolicy beaktas också de riktlinjer i EU:s PSI-direktiv (Public Sector Information) och INSPIRE-direktiv (Infrastructure for Spatial Information in Europe) som anknyter till finsk lagstiftning och strategier. I lagen (421/2009) och förordningen (725/2009) om en infrastruktur för geografisk information påförs Luomus skyldigheter som gäller samanvändning av geografisk information om arternas utbredning och biogeografiska områden. Datamaterialen ska underhållas och delas på det sätt som fastställs i lagen och i INSPIRE-direktivets verkställighetsbestämmelser.

4. Datapolicyns omfattning

Datapolicyn omfattar de material som är i Artdatacentrets besittning. Artdatacentret tar material i besittning för att bevara och dela ut på basis av avtal.

Materialen hör till följande materialtyper:

  1. Information om samlingsexemplar; dessa kan vara hela organismer, makro- eller mikroskopiska delar av organismer, vävnadsprover eller DNA, eller fossil.
  2. Information om levande växt-, svamp- eller mikrobstammar som förvaras i samlingar; en stam kan omfatta en individ eller ett bestånd eller flera individer eller bestånd som uppstått ur samma sats frön eller sporer eller genom vegetativ förökning och som kan befinna sig i olika skeden av en livscykel (exempelvis spor, frö, planta, vuxen individ).
  3. Observationsmaterial som inte hänför sig till samlingsexemplar.
  4. Material som dokumenterar samlingsexemplar eller observationer, såsom fotografier, ljudinspelningar, teckningar mm.
  5. Uppföljnings- och kartläggningsmaterial: information som samlats in, kombinerats och förädlats för att skapa en karta eller en statistik eller för att genomföra en uppföljning.
  6. Nomenklatur och taxonomiska hierarkier.
  7. Naturvetenskapliga mät- och klassificeringsresultat.
  8. Olika slags analysresultat: dateringar, isotopförhållanden och grundämnesbestämningar, DNA-sekvenser och genotypbestämningar mm. av exemplar samt processdata om dessa.
  9. Plats- och positionsdata om ovan uppräknade materialtyper, såsom insamlings- och observationsplatser eller -områden, provytor, position i samlingarna osv.
  10. Personuppgifter förknippade med de ovan nämnda materialtyperna, såsom namn på den som tagit fram materialet, organisation och kontaktuppgifter osv.

5. Målet för datapolicyn

Datapolicyns allmänna mål är att främja utnyttjandet av Artdatacentrets material till förmån för forskning, undervisning, administration, naturskydd, näringsverksamhet och samhället.

För att uppnå målet strävar vi med datapolicyn efter att:

  • skapa enhetliga förfaranden för lagring, publicering och distribution av materialen
  • säkerställa att det finns ett primärexemplar, dvs. en version som kan uppdateras (en s.k. masterkopia), beskrivande information (s.k. metadata) och ägare för varje elektroniskt material
  • göra det möjligt att artdatamaterialen fås i öppet bruk så snabbt, effektivt och omfattande som möjligt
  • öka samarbetet mellan dem som samlar in, producerar och utnyttjar informationen.

Datapolicyn styr personalen vid Luomus och dess avtalspartner i förvaltningen och hanteringen av material som kommer in till och delas ut från Artdatacentret och medverkar till att olika aktörer följer de enhetliga principerna när material lämnas ut och används. I fastställandet av förvaltnings- och utdelningsprinciper förbättrar policyn också indirekt materialens kvalitet.

6. Principer för uppkomst, underhåll och användning av material

6.1. Uppkomsten av material

I Finlands Artdatacenters datalager lagras (kopieras) sekundära datamaterial från primära källmaterial. Kopieringen av material baserar sig på ett avtal som ingås mellan ägaren till eller innehavaren av källmaterialet och Luomus. Existerande material överförs till Artdatacentret antingen automatiserat, via informationsutbytesgränssnitt som byggs upp, eller på något annat effektivt sätt. I Artdatacentret samlas nya data antingen från avtalspartnernas datasystem för lagring av primära data eller från lagringssystem för primärmaterial som ingår i Artdatacentrets servicehelhet eller byggs upp inom det. Sekundärkopiorna lagras i Artdatacentrets datalager beroende på materialet enligt en separat överenskommen tidtabell antingen med regelbundna intervaller eller i realtid.

Materialet ägs av den organisation för vars räkning det har skapats. Ägarskapet till material som överlåtits till Artdatacentret för lagring och utdelning ändras inte i samband med överlåtandet. Ägarskap till ett material innebär rättighet att besluta om hur materialet används och hur informationen delas i Artdatacentrets datalager, och det här avtalar man om genom ett ömsesidigt avtal om överlåtelse.

6.2. Underhåll och förvaring av material

I Artdatacentrets servicehelhet ingår nya lagringssystem för primärmaterial och sådana byggs också upp för att ingå där. Materialen i dessa system underhålls och uppdateras av Luomus och ägarna till informationen enligt en separat överenskommelse. Artdatacentrets övriga avtalspartner svarar för underhållet och uppdateringen av material i de datasystem för lagring av primära data som de äger eller förvaltar. Oberoende av alla primärmaterial, ägarskap, förvaltande eller uppdateringsansvar lagras bara en kopia, dvs. ett sekundärexemplar som inte ska uppdateras, i Artdatacentrets datalager. I underhållet och förvaringen av material följer vi besluten och anvisningarna i de lagar, bestämmelser och riktlinjer som räknas upp i avsnitt 3.

De artdata som ska kopieras i Artdatacentrets datalager harmoniseras i regel med informationen i Artdatacentrets kärndatabas innan de lagras i datalagret. I kärndatabasen finns bland annat den nomenklatur som ska användas nationellt och taxonomisk information, dvs. vetenskaplig klassificering.

Över materialen förs en förteckning som ska delas på en offentlig webbplats och som beskriver materialen (materialens s.k. metadata). Informationen om nya material läggs till förteckningen senast när materialet är klart, i samband med överlåtelsen eller, i fråga om kontinuerligt insamlade material, genast när material har börjat ackumuleras i Artdatacentrets system.

6.3. Användning av material

De digitala material som förvaltas av Finlands Artdatacenter är i princip offentliga och i öppet bruk[4], dvs. öppna data. Materialen distribueras i regel enligt de principer som fastställs i Creative Commons[5] licenser. Creative Commons-licenserna[6] väljs och tas i bruk enligt överenskommelse med materialets ägare. I publiceringen av material följer vi besluten och anvisningarna i de lagar, bestämmelser och riktlinjer som räknas upp i avsnitt 3.

I det material som Artdatacentret förvaltar kan det finnas sådant som klassificeras som känsligt på basis av antingen den allmänna lagstiftningen[7] eller beslut av miljö- och naturresursförvaltningen[8]. Ett känsligt material är i regel förbundet med begränsningar i tillgänglighet och användning.

I samband med att Finlands Artdatacenter byggdes upp bereddes ett nationellt bindande principbeslut[9], som innehåller allmänna riktlinjer för tillgängligheten och användningen samt en förteckning över känsliga arter som ska ingå som bilaga.

Öppenheten kan begränsas på många olika sätt, av vilka det vanligaste är att ange den geografiska informationen i grövre drag. Även tidsbunden information eller information om annan än observationsplatsen, såsom övervintrings- eller häckningsplats, kan på goda grunder döljas.

Dessutom kan det finnas material hos Artdatacentret vars öppenhet och användningsrätt kan begränsas om ägaren eller innehavaren av datamaterialet kräver det eller på basis av en överenskommelse. Den användningsrätt som är kopplad till distribution av dessa data fastställs från fall till fall via ovan nämnda användarlicenser.

Materialen i Artdatacentrets datalager förvaras i den form de har erhållits av ägaren till datamaterialet. Ovan nämnda begränsningar kan träda i kraft först när materialen överförs från datalagret till den offentliga webbplatsen laji.fi där de syns och kan användas. Enligt Artdatacentrets syften att främja användningen av öppna data har myndigheter och aktörer som klassificeras som myndigheter obegränsad rätt att använda materialen i tjänsteuppdrag.

Material som frivilligt överlåtits för myndighetsbruk åtnjuter delade via Artdatacentret det skydd som lagen om  offentlighet i myndigheternas verksamhet medger med stöd av 24 § 1 mom. 16 punkten och 26 § 1 mom. 2 punkten. Det här innebär i praktiken att material som överlåtits till en myndighet för att sköta en tjänst inte kan vidareutlämnas utan samtycke av ägaren till materialet. Detta garanteras genom ömsesidiga avtal mellan Artdatacentret och myndigheterna samtidigt som de kommer överens om tillvägagångssättet för myndighetens tillgång till allt material hos Artdatacentret.

Materialens öppenhet får inte kränka dataskyddet. Begränsningarna av ett materials öppenhet med motivering uttrycks i materialets metadata. Öppna data ställs fritt och avgiftsfritt vetenskapssamfundet, den offentliga förvaltningen, organisationer, företag och privatpersoner till förfogande enligt självbetjäningsprincipen i Finlands datacenters portal (laji.fi / arterna.fi), som administreras av Luomus. Andra offentliga distributionskanaler kan också inrättas på grundval av öppna data.

Öppenheten och offentligheten hos Artdatacentrets material främjas genom att materialen och deras beskrivningar via datalagret ges till publicering i Global Biodiversity Information Facility GBIF:s portal och i övriga motsvarande tjänster.

7. Ansvarsfördelning

7.1. Utformning, uppdatering och administration av datapolicyn

Under projektet Finlands Artdatacenter beslutar man om förvaltningsstrukturen hos Artdatacentrets organisation som en åtgärd och produkt i projektet. Utformningen, uppdateringsansvaret och administrationen av datapolicyn sker enligt den kommande organisationen och de ansvar som man beslutat om i fråga om den. Under projektet fastställs datapolicyn av Luomus direktör.

Uppdateringen av denna datapolicy görs senast i början av 2018, när projektet har avslutats. ICT-teamet vid Luomus ansvarar för underhållet av den här datapolicyn, och den administreras som en del av Artdatacentrets övergripande arkitektur[10]. ICT-teamet ser över behoven av att uppdatera policyn. I samband med översynen kan teamet bland annat be styrgruppen för projektet Envibase om synpunkter på behoven av att uppdatera policyn. Dessutom bedömer det policyns samstämmighet med motsvarande policyer hos samarbetspartnerna.

7.2. Genomförande av datapolicyn

Ansvarsfördelningen i fråga om genomförandet av datapolicyn under projektperioden (2015–2018) vid Finlands Artdatacenter är följande:

  • Projektchefen övervakar genomförandet av datapolicyn i fråga om de material som Artdatacentret administrerar.
  • ICT-teamet vid Luomus svarar för datapolicyn i Artdatacentrets informationssystem i fråga om alla materialtyper.
  • Varje anställd vid Luomus och varje person som står i annat avtalsförhållande till Luomus svarar för sin del för datapolicyn när personen verkar i Artdatacentrets namn och skapar, distribuerar eller använder de material som policyn gäller.

HÄNVISNINGAR

[1] Med känsliga eller sensitiva data avses data som är begränsade från offentlighet och som endast fastställda personer, grupper eller organisationer har tillgång till. Klassificeringen som känslig baserar sig på antagandet att publicering av ifrågavarande information kan ha skadliga följder för det objekt som informationen gäller.

[2] Ett material kan också hemligstämplas på andra grunder än dess känslighet, vilka ofta anknyter till ägarskap och besittning av materialet, såsom reservering för forskningsändamål eller för utveckling av affärsverksamhet.

[3] http://www.ymparisto.fi/envibase

[4] JHS-rekommendation 189

[5] https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.fi

[6] http://creativecommons.fi/lisenssit/

[7] Lagen om  offentlighet i myndigheternas verksamhet (1999/621); Naturvårdslagen (1996/1096), 6 kap., Artskydd

[8] Finlands miljöförvaltning består av miljöministeriet och ansvarsområdena för miljö och naturresurser inom de regionala närings-, trafik- och miljöcentralerna som lyder under ANM, regionförvaltningsverkens ansvarsområden för miljötillstånd, Finlands miljöcentral samt Finansierings- och utvecklingscentralen för boendet. Förvaltningen av naturresurser delas mellan miljöministeriet, jord- och skogsbruksministeriet samt arbets- och näringsministeriet.

[9] Den nationella förteckningen är ett resultat av en medskapande process och den skickades till alla deltagande aktörer den 29 juli 2016. Ett beredande möte för processen som siktade till ett principbeslut ordnades den 29 september 2015 mellan miljöministeriet, jord- och skogsbruksministeriet, Finlands miljöcentral och Luomus.

[10] Med en övergripande arkitektur (KA) avses modellering, beskrivning och planering av verksamheten, informationsbehoven, informationssystemen och tekniska lösningar enligt en gemensam modell. Vid Artdatacentret iakttas JHS-rekommendationen 179 i planeringen av KA i tillämpliga delar.