Suomen Lajitietokeskus – tiedon käyttöehdot ja julkaiseminen

 1 Yleistä

Suomen Lajitietokeskus (myöh. Lajitietokeskus) on kansallinen eliölajitietoa keräävä, arkistoiva ja jakava palvelu. Se koostuu useasta tietoteknisestä kokonaisuudesta, joista oleellisimmat ovat Tietovarasto (tiedon tallennuspaikka) ja Laji.fi -portaali (avoimen tiedon jakamiseen rakennettu palvelu). Lisäksi Suomen Lajitietokeskuksen tietojärjestelmiin kiinteästi liittyvät primaarisen tiedon tallentamiseksi rakennetut palvelut Havaintotietojärjestelmä (käytössä 2017), ja Kokoelmatietojärjestelmä, ja tiedon hallintaa sekä validointia palvelemaan rakennetut Ydintietokanta ja Annotaatiotietokanta (käytössä 2017).

Lajitietokeskukseen tallennetut avoimet aineistot ovat rekisteröityneiden asiakkaiden saatavilla maksutta käyttöoikeuslisenssin Creative Commons 4.0 Nimeä periaattein. Lajitietokeskuksen ehdollisen käytön alaisia aineistoja (myöh. ehdolliset aineistot) saa käyttää erikseen aineistokuvailuissa (metatiedoissa) luettavissa olevien ehtojen mukaisesti. Lajitietokeskuksen rajatun käyttöoikeuden piirissä olevat aineistot (myöh. rajoitetut aineistot) ovat viranomaisiksi luokiteltujen tahojen käytössä. Kukin viranomaistaho myös hallinnoi omia Lajitietokeskuksen kautta jaettavia aineistojaan omien aineistojensa osalta hallinnassa.

Asiakas voi tehdä tarkkoja hakuja aineistoista ja ladata aineistoja käyttöönsä kirjauduttuaan palveluun. Lajitietokeskus tukeutuu useisiin yleisimpiin käyttäjätunnistusjärjestelmiin. Kaikki asiakkaat voivat hakea Lajitietokeskuksen käyttäjätunnusta Laji.fi-sivuston kautta järjestelmän hallinnoijalta. Avoimia aineistoja voi kuitenkin selailla ja käyttää Laji.fi-sivuston näkymistä ilman rekisteröitymistä.

Aineistot ladataan avoimen ohjelmointirajapinnan kautta. Lataamalla aineiston asiakas sitoutuu noudattamaan näitä käyttöehtoja. Latauksen yhteydessä asiakas saa myös listauksen haetun aineiston aineistokuvailutiedoista (metatiedoista), joista selviää esimerkiksi koskeeko aineiston käyttöä jokin erillinen ehto ja miten aineiston omistaja haluaa aineistoonsa viitattavan. Koska vain rekisteröitynyt asiakas voi tehdä latauksia, haun yhteydessä tallennetaan haun sisältöön ja aikaan liittyvä lokitieto. Tätä tietoa Lajitietokeskus voi käyttää vain anonymisoituna tilastointiin ja muuhun vastaavaan tutkimukseen tukemaan Lajitietokeskuksen kehittämistä.

Aineistoilla on erilaisia käyttöehtoja. Pääosa aineistoista on avointa ja vapaasti käytettävissä käyttöoikeuslisenssin Creative Commons 4.0 Nimeä periaattein. Joitakin aineistoja koskevat erilliset rajoitukset, jotka voivat olla esimerkiksi aikaan sidottuja, kuten tutkimusaineistojen käyttö muuhun kuin aineiston omistajan tutkimukseen. Joitakin aineistoja voi saada käyttöönsä vain aineiston luovuttajan erillisellä luvalla. Lupaa haetaan aineiston omistajalta, joka selviää aineiston kuvailutiedosta. Rajoitettujen aineistojen käyttö on rajattu vain viranomaistoimintaan tai siihen verrattavaan toimintaan. (ks. tarkemmin kohta 7 / Aineistojen käyttö / Lajitietokeskuksen Aineistopolitikka).

Lajitietokeskuksen käyttöliittymän kieli ja aineistokuvailujen eli metadatan kieli ovat toisistaan erilliset. Käyttöliittymän kielet ovat suomi, ruotsi ja englanti. Aineistokuvailujen kielet ovat vähintään suomi ja englanti. Ruotsinkielisiä kuvailuja julkaistaan vain ruotsinkielisistä datoista.

Rekisteröityneillä ja Lajitietokeskukseen kirjautuneilla käyttäjillä käyttöliittymän oletuskieli on sama kuin rekisteröityessä valittu palvelukieli. Käyttäjä voi vaihtaa koko aineistoluettelon kielen luettelon yläpuolelle sijoitetusta pudotusvalikosta. Yksittäisen aineistokuvailun kielen voi muuttaa kuvailusivulla, jos kieliversioita on saatavilla.

 2 Aineistojen käyttöehdot

2.1 Käyttöehtojen sitovuus

1. Aineistoja koskevia käyttöehtoja on noudatettava. Käyttölupa on henkilökohtainen. Jokaisen aineiston käyttäjän on hyväksyttävä nämä käyttöehdot ja sitouduttava noudattamaan niitä.
2. Jokaisen aineistolatauksen yhteydessä käyttäjä automaattisesti hyväksyy siihen liittyvät käyttöehdot.
3. Lajitietokeskuksella on oikeus sulkea käyttöehtoja rikkoneen asiakkaan asiakastili ja ilmoittaa käyttöehtojen rikkomisesta tietojen omistajalle tai hallinnoijalle.

2.2 Asiakasrekisteri

1. Lajitietokeskuksen asiakkaiden yhteystiedot tallennetaan Lajitietokeskuksen asiakasrekisteriin (ks. tietosuojaseloste).
2. Aineiston omistajia voidaan informoida aineiston käyttäjistä.

2.3 Aineiston käyttötarkoitus

1. Avointa aineistoa saa käyttää haluamaansa tarkoitusta varten ilman velvoitteita kertoa käyttötarkoitusta noudattaen käyttölisenssin Creative Commons 4.0 Nimeä vaatimuksia.
2. Jos asiakas haluaa käyttää ehdollisia aineistoja, käyttölupaa pitää hakea erikseen aineiston omistajalta tai haltijalta. Tällöin käyttötarkoitus on usein mainittava.
3. Jos asiakas haluaa käyttää rajoitettua aineistoa, käyttölupaa pitää hakea erikseen viranomaisiksi luokitelluilta tahoilta ja silloin käyttötarkoitus on ehdottomasti kuvailtava päätöksen arvioimiseksi.
4. Aineiston käyttötarkoitusta kuitenkin kartoitetaan vapaaehtoisella ilmoituksella kaikkien aineistojen osalta ja tätä tietoa käytetään hyväksi palvelujen kehittämistarpeiden kartoituksessa ja tilastoinnissa.

2.4 Tietoturvallisuus

1. Aineiston säilyttämisessä, käytössä ja siirrossa on huolehdittava riittävästä tietoturvallisuudesta ehdollisten ja rajoitettujen aineistojen osalta.

2.5 Tietosuoja ja etiikka

1. Aineiston tietoihin liittyvien henkilöiden tai tahojen yksityisyyden suojaa ei saa vaarantaa aineiston käytössä.
2. Mahdollisia aineistokohtaisia käyttörajoituksia on aina noudatettava.
3. Aineiston käytössä on noudatettava tutkimuseettisen neuvottelukunnan www.tenk.fi laatimia eettisiä periaatteita.

2.6 Tekijänoikeudet ja aineistoon viittaaminen

1. Aineistoon ja sen tekijöihin tulee viitata asianmukaisesti Creative Commons 4.0 Nimeä lisenssin periaattein kaikissa julkaisuissa ja esityksissä, joissa aineistoa käytetään.
2. Tekijänoikeuden piirissä olevien aineistojen, kuten valokuvien, tekijänoikeudet kuuluvat aineiston alkuperäisille tekijöille.
3. Avoimen aineiston omistajuus ei siirry käyttäjälle vaan pysyy aineiston luovuttajalla.

2.7 Aineistoon liittyvät virheet, puutteet ja vastuut

1. Aineiston alkuperäiset omistajat ja Lajitietokeskus eivät ole vastuussa aineiston mahdollisista puutteista.
2. Aineiston mahdollisista puutteista tulee informoida Lajitietokeskusta.
3. Aineiston alkuperäiset omistajat ja Lajitietokeskus eivät ole vastuussa aineiston jatkokäytössä tuotetuista tuotteista, tuloksista ja tulkinnoista.

2.8 Julkaisuista ja tuotteista tiedottaminen

1. Lajitietokeskuksen avoimista aineistoista tehdyistä julkaisuista ja tuotteista ei tarvitse viestiä aineistojen omistajille tai Lajitietokeskukselle
2. Hyvien käytäntöjen ja tapojen mukaan on kuitenkin toivottavaa, että Lajitietokeskuksen kautta ladattujen tietojen käyttäjä tiedottaisi tiedon omistajalle ja Lajitietokeskukselle julkaisuista ja tuotteista, joiden syntymistä ladattu tieto on edesauttanut.

2. 9 Asiakkaaksi rekisteröityminen

1. Käyttäjätunnistusjärjestelmien Virtu, Haka, Facebook, Google, Luomus ja Lajitietokeskuksen tunnusten omistajat voivat kirjautua Lajitietokeskuksen käyttäjiksi omilla käyttäjätunnuksillaan.
2. Muut asiakkaat hakevat Lajitietokeskuksen käyttäjätunnusta Laji.fi -sivuston kautta järjestelmän hallinnoijalta rekisteröitymällä uudeksi käyttäjäksi. Kun lomake on lähetetty ja täyttää sille asetetut tekniset kriteerit, asiakas saa hyväksynnän rekisteröitymisestään ja käyttäjätunnuksen antamaansa sähköpostiosoitteeseen.

2.10 Tietojen tarkistus- ja poisto-oikeus

1. Lajitietokeskukseen kirjautuvan pitää tarkistaa omat henkilötietonsa ennen niiden varsinaista luovuttamista Lajitietokeskuksen asiakasrekisteriin. Asiakkaat voivat tarkistaa ja korjata yhteystietojansa myös myöhemmin kirjautumalla omilla tunnuksillaan Lajitietokeskukseen.
2. Asiakkaaksi kirjautumisen yhteydessä annettava suostumus yhteystietojen ylläpitoon asiakasrekisterissä on voimassa toistaiseksi. Käyttäjä voi pyytää yhteystietojensa poistamista Lajitietokeskuksen asiakasrekisteristä.
3. Asiakkaan salattua tai karkeistettua tietoa koskevia aineistotilauksia koskevat tiedot säilytetään vähintään 10 vuotta Helsingin yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

2.11 Henkilötietojen käsittely ja luovutus

1. Asiakkaan henkilötietoja käsitellään käyttöehtojen, henkilötietolain ja sen nojalla tehdyn tietosuojaselosteen mukaisesti. Hyväksymällä käyttöehdot asiakas antaa tietoarkistolle suostumuksen rekisteröintilomakkeessa olevien henkilötietojen käsittelyyn ja käyttöön.
2. Asiakkaan saamien luvanvaraisten ehdollisten ja rajoitettujen aineistojen latausten tiedot säilytetään erikseen sovitun mukaisesti. Aineistolataustiedot ovat asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot, hänen lataamansa aineistot ja latausajankohdat sekä hänen tapauskohtaisesti vapaaehtoisesti tai pakollisesti ilmoittamansa aineistojen käyttötarkoitukset.
3. Lajitietokeskuksella on oikeus luovuttaa aineistojen omistajalle tiedot heidän aineistojensa käyttäjistä ja käyttäjien ilmoittamista aineistojen käyttötarkoituksista, jos ne on vapaaehtoisesti jaettu sitä varten suunnitellulla lomakkeella.
4. Mikäli asiakas käyttää aineistoa käyttöehtojen tai ilmoittamansa aineiston käyttötarkoituksen vastaisesti, Lajitietokeskuksella on oikeus ilmoittaa väärinkäytöstä aineiston omistajalle. Väärinkäytön selvitykseen Lajitietokeskus voi luovuttaa aineiston omistajalle kaikki aineiston käyttöä yksilöivät tiedot (asiakkaan etunimi ja sukunimi, taustaorganisaatio, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, ladatut aineistot, latausten ajankohta, ja asiakkaan ilmoittama käyttötarkoitus).

2.12 Asiakkaan vastuu

1. Asiakkaalle myönnetty käyttäjätunnus ja salasana ovat henkilökohtaisia. Asiakas ei saa luovuttaa käyttäjätunnusta ja salasanaa kenellekään ja hänen on vastattava siitä, etteivät käyttäjätunnus ja salasana joudu ulkopuolisten tietoon. Asiakas hyväksyy itseään sitoviksi kaikki toimenpiteet, jotka hänen tunnuksillaan on tehty. Lajitietokeskuksella on oikeus sulkea käyttöehtoja rikkoneen asiakkaan käyttäjätili.

2.13 Aineistojen lataaminen

1. Asiakas voi ladata ohjelmointirajapinnan kautta aineistoja käyttöönsä aineistokohtaisten käyttöehtojen mukaisesti:

• Avoimet aineistot: lataaminen edellyttää käyttäjältä vain rekisteröitymistä ja toimivaa sähköpostiosoitetta.
• Ehdollisen käytön alaiset aineistot: lataaminen edellyttää rekisteröitymisen lisäksi luvan saamista tiedon omistajilta.
• Rajoitetun käytön piirissä olevat aineistot: lataaminen edellyttää rekisteröitymisen lisäksi luvan saamista viranomaisilta ja/tai aineiston omistajalta. Lajitietokeskuksen palvelujärjestelmä hoitaa lupapyyntöjen käsittelyn.

1. Aineistoja ladatakseen käyttäjän tulee sitoutua noudattamaan näitä käyttöehtoja ja mahdollisia aineistokohtaisia erityisehtoja. Erityisehdot näkyvät asiakkaalle ennen aineiston lataamista ja ne on sisällytetty myös ladattavan aineiston yhteyteen metatietona.

3. Aineistojen julkaiseminen

3.1 Julkaisemisen edut

Lajitietokeskus tarjoaa toimivan ratkaisun lajitietoaineistojen julkaisemiseksi Laji.fi -portaalin kautta. Koska kyseessä on kansallinen palvelu, julkaistavat tiedot yhdistyvät valtakunnan kattavan tietovaraston kanssa, mistä muodostuu tärkeä tietokokonaisuus moneen käyttöön - viranomaisten päätöksenteosta harrastustoiminnan tueksi.

3.2 Minkälaisia aineistoja julkaistaan?

Tiedonvaihtorajapinnan kautta tapahtuva julkaiseminen perustuu aina erilliseen sopimukseen Lajitietokeskuksen kanssa. Lajitietokeskuksen Vihko-palvelun kautta luontohavaintojen julkaisu tapahtuu tarjolla olevien tallennuslomakkeiden avulla. Lajitietokeskuksessa rakennetaan valmiuksia vastaanottaa myös taulukkomuotoista eliölajitietoa sisältäviä aineistoja, jotka ovat jatkokäytettävissä käyttöehtojen mukaisesti. Aineistot voivat sisältää numeeristen arvojen ja tekstien lisäksi myös kuvia ja muuta multimediaa. Lajitietokeskus sitoutuu kuitenkin julkaisemaan vain numeerisia ja tekstiaineistoja. Kuvia ja muuta multimediaa julkaistaan mahdollisuuksien ja käyttötarpeiden pohjalta.

Julkaistavan materiaalin tulee täyttää seuraavat edellytykset:

• Aineiston omistus- ja hallintasuhteet ovat riittävän selkeät.
• Aineiston mukana toimitetaan metadata Lajitietokeskuksen metadataformaatilla (myöhemmin tuleva palvelu).
• Aineisto on avoimessa käytössä sovittujen periaatteiden mukaisesti (CC 4.0BY) pois lukien aineistot, joille pätee karenssiaika tai jotka kuuluvat sensitiivisten aineistojen luokkaan (rajoitetut aineistot) tai aineistot, joiden omistaja on asettanut käyttörajoituksia (ehdolliset aineistot).
• Rajoitettujen ja ehdollisten aineistojen osalta tietovarastoon tallennetaan kaksi aineistoa, karkeistettu aineisto ja alkuperäinen aineisto.
  • Karkeistettu (joko ajallinen tai paikkatietoon liittyvä) aineisto jaetaan Laji.fi sivuston kautta käytettäväksi.
  • Alkuperäinen aineisto on vain omistajan ja viranomaisiksi luokiteltujen tahojen käytössä mm. päätöksen teon tukena.
• Aineistojen ns. ydintiedot (nimistö, paikkatieto jne.) ovat yhtenäisiä Lajitietokeskuksen ydintietokannan kanssa. Niiden harmonisoinnista sovitaan erikseen.

3.3. Käytännön toimenpiteet

Lajitietokeskus vastaanottaa sähköisiä eliölajitietoaineistoja seuraavilla tavoilla:

• Aineiston alkuperäinen (primaari) tietokanta liitetään Lajitietokeskuksen tietovarastoon tiedonvaihtorajapinnan kautta. Mahdolliset muutokset aineistoon tehdään alkuperäiseen tietokantaan, josta ne päivittyvät Lajitietokeskuksen tietovarastoon automaattisesti. Tästä toimintatavasta sovitaan erikseen Lajitietokeskuksen kanssa.
• Aineisto liitetään Luomuksen Kotka-kokoelmatietojärjestelmän kautta Lajitietokeskuksen tietovarastoon. Tämä toimintatapa edellyttää erillistä sopimusta luonnontieteellisten kokoelmien omistajien ja Luomuksen välillä.
• Aineisto (voi olla myös yksittäinen havainto tai havaintotapahtuma) liitetään Lajitietokeskuksen Vihko-palvelun kautta Lajitietokeskuksen tietovarastoon.
• Erityistapauksissa aineisto voidaan luovuttaa Lajitietokeskukseen jaettavaksi erillisenä tietokantana tai vaikka taulukkomuodossa. Tästä toimintatavasta sovitaan erikseen Lajitietokeskuksen kansa.

 Datatiedostot ja tallennusmuoto

Datatiedostoilla tarkoitetaan tässä sähköiseen muotoon tallennettua aineistoa. Aineisto on tyypillisesti havaintomatriisi, joka sisältää minimissään havainnon nimi-, aika- ja paikkatiedon. Samoin havainnoitsijan/omistajan tieto on välttämätön tiedon validoimista varten. Tallennusmuoto riippuu aineiston alkuperäisestä tallennusformaatista mutta käytännössä kaikki taulukkomuotoinen tietokantaan tallennettu muoto on soveltuvaa Lajitietokeskuksen tietovarastoon. Perusvaatimuksena on kuitenkin se, että datatiedostot noudattavat Darwin Core -otsikointia suoraan tai soveltaen.

 3.4 Kääntämisen periaatteet

Aineistojen sisällönkuvaillut (metadata) tehdään sekä suomeksi että englanniksi tiedon omistajan toimesta. Lajitietokeskuksen Laji.fi-sivusto toimii suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Lajitietokeskus ei tee dataan kielenkäännöstä miltään osin vaan tiedon omistaja vastaa itse datan kielestä siltä osin kuin se sisältää tekstiä.

4. Sanastoa

 Aineiston omistaja

Aineiston omistaja on henkilö tai taho, jolla on oikeus jakaa kyseinen tieto Lajitietokeskuksen tietovarastoon. Omistajan tunnistetiedot liitetään jokaiseen tietoon ja aineistokuvailuun, jos se on tarkoituksenmukaista.

Aineiston käyttöehdot

Aineiston käyttöehdoilla tarkoitetaan aineistoja koskevia yleisiä käyttöehtoja ja tarpeen mukaan erillisiä aineistokohtaisia käyttöehtoja. Aineistokohtaiset käyttöehdot kirjataan aina koneluettavaan aineistokuvailuun, jotka kulkevat aineiston mukana sitä jaettaessa.

Aineiston käyttölupa

Aineiston käyttölupa koskee ehdollisia ja rajoitettuja aineistoja ja myönnetään joko aineiston omistajan (ensimmäisessä tapauksessa) tai viranomaisen (toisessa tapauksessa) toimesta.

Aineiston luovuttaja

Aineiston luovuttaja on henkilö tai organisaatio, joka jakaa aineistonsa Lajitietokeskuksen tietovarastoon.

Arkistonmuodostussuunnitelma

Lajitietokeskuksen arkistonmuodostussuunnitelmassa kuvataan palvelun työprosessi ja tietoturva- ja tietosuojakäytännöt. Arkistonmuodostussuunnitelma on tietovarastoon tallennettujen aineistojen ja muun asiakirjatiedon elinkaarihallinnan suunnittelun ja ohjauksen väline.

 Avoin käyttö

Aineisto on täysin avoimesti kaikkien käytettävissä, niiden aineistojen osalta, joita voidaan ladata Lajitietokeskuksen portaalin sivuilta käyttöehtoihin sitoutuneet Lajitietokeskuksen rekisteröityneet asiakkaat.

Ehdollisen käytön alaiset aineistot (Ehdolliset aineistot)

Aineistoja, joiden omistaja on asettanut käyttörajoituksia ja/tai muita ehtoja.

Käyttöehtositoumus

Käyttöehtositoumus syntyy, kun asiakas hyväksyy aineiston käyttöehdot ja lupaa noudattaa niitä.

 Käyttötarkoitus

Käyttöluvan alaisten aineistojen lataaminen edellyttää pääsääntöisesti käyttötarkoituksen ilmoittamista, joka voi olla esimerkiksi tutkimus, selvitys ja kaupallisen tuotteen kehittäminen.

 Palvelun käyttöehdot

Palvelun käyttöehdoilla tarkoitetaan Lajitietokeskuksen sähköisten palvelujen käyttöehtoja, joiden noudattamiseen sitoudutaan asiakkaaksi rekisteröityessä.

Rajoitetun käytön piirissä olevat aineistot (Rajoitetut aineistot)

Aineistot, joille pätee karenssiaika tai jotka kuuluvat sensitiivisten aineistojen luokkaan.

Rekisteröitynyt asiakas

Asiakkaaksi rekisteröityvältä henkilöltä tallennetaan Lajitietokeskuksen asiakasrekisteriin asiakkuuden hoitamiseen tarvittavat henkilötiedot. Jos rekisteröidyttäessä käytetään jonkun organisaation tunnistautumisjärjestelmää, asiakkaan kotiorganisaatio vastaa jäsentensä käyttäjätietojen oikeellisuudesta ja henkilöllisyyden todentamisesta. Näissä tapauksissa Lajitietokeskuksen asiakkaaksi rekisteröityvän tiedoista osa saadaan asiakkaan kotiorganisaatiosta ja loput asiakas täyttää itse. Muut asiakkaat täyttävät itse kaikki rekisteröitymiseen vaadittavat tiedot. Tallentamisen jälkeen Lajitietokeskus vahvistaa asiakkaaksi rekisteröitymisen.