Metatieto on kiteytetysti tietoa tiedosta. Se voi olla vain kyseisen tiedoston nimi ja -pääte mutta Suomen Lajitietokeskuksen aineistojen osalta se on myös usein kattava kuvas aineiston sisällöstä, haltija- tai omistajatiedoista, laadusta, käyttörajoitteista jne. Se on tietoa, joka kulkee aineiston mukana ja on tallennettuna Lajitietokeskuksen ydintietokantaan.
2. Mitä hyötyä metatiedosta on?
Metatiedon perusteella voidaan luokitella aineistoja, minkä avulla tiedon hakeminen helpottuu. Monet tiedonhakukoneet hyödyntävät metatietoa tiedon etsimisessä ja sitä käytetään myös sähköisessä arkistoinnissa. Yhtenäisesti määritetyn metatiedon avulla löydetään helposti haluttu aineisto ja tietoa voidaan siirtää järjestelmien välillä luotettavasti ilman manuaalisia työvaiheita.
3. Mitkä tiedot ovat tarpeellisia metatiedoissa?
Tarpeellisen metatiedon määrä riippuu yleensä siitä, mitä tiedolla jatkossa tehdään. Turhia tai liian yleisiä metatietoja ei ole järkevä kerätä. Hyvin suunnitellussa metatietomallissa pärjätään maltillisella määrällä metatietoja haluttujen hakujen ja raportointitarpeiden toteuttamiseksi. Metatietojen tulisi päivittyä automaattisesti niin pitkälle kuin mahdollista. Erityyppiselle tiedolle voi ollaeri määrä metatietoa. Hyvin suunniteltu metatietomalli auttaa myös erilaisissa raportoinneissa, koska olennainen tieto on vakioidussa muodossa metatietona ja sen voi noutaa yhteenvetoihin ja vertailuihin helposti.